随着信息化的发展，企业管理方式也随之发生了变化，而电子文档管理系统的出现，将信息化管理带入了一个新的高度。电子文档管理系统是一种以计算机技术为基础的新型文档管理工具，通过对文档的高效管理，让企业管理更加高效、便捷。
传统的文档管理方式繁琐而低效：文件纸质归档容易遗失、便于翻阅的文件编排困难、文件分类容易混淆等问题困扰着企业，而采用电子文档管理系统的企业，则拥有了更加高效真正的文档管理方式。电子文档管理系统的基本功能包括文档库、权限控制、版本管理、检索等，让企业管理人员可以便捷地找到需要的文件，也可以快速地查看被授权人拥有的权限。
不仅如此，电子文档管理系统通过建立文档版本管理区，可以检查版本内容、修订日期等具体信息，方便企业管理人员对文件进行详细的追踪，并增加文档的安全性。
最让企业感到难以承受的是不断增长的文档管理成本，电子文档管理系统不仅降低了文件存储数量，更节约了文件管理所需要的人工及物力资源，真正做到了“简化管理，提高效率”的目的。
